Project Management (Διαχείριση έργου)
Δύο σχετικά καλοήθεις λέξεις που όταν είναι μαζί δημιουργούν πονοκέφαλο και θλίψη για τους εμπόρους παγκοσμίως.
Γιατί?
Επειδή η διαχείριση έργων απαιτεί όχι μόνο αυστηρή προσοχή, αλλά και μια ορισμένη «συγγένεια» με τους σχεδιαστές, τους προγραμματιστές, τους συγγραφείς και τα αφεντικά, για να διασφαλιστεί ότι τα πράγματα γίνονται εγκαίρως και με «χάρη».
Αλλά το χειρότερο μέρος: Οι πραγματικές δεξιότητες πίσω από τη διαχείριση του έργου (PM) δεν διδάσκονται. Η διδασκαλία
γίνεται στη δουλειά, άρα η εκπαίδευση είναι η εμπειρία. Αντί να επαναλάβουμε (reactive) ένα project management, τι θα συνέβαινε αν μπορούσαμε να εφαρμόσουμε ένα νέο – αρχικό (proactive); Το είδος PM που προβλέπει τα εμπόδια και τα ζητήματα ροής εργασίας ΠΡΙΝ να συμβούν;
Παρακάτω δείτε πέντε κορυφαίους λόγους για τους οποίους οι «αστρικές» ικανότητες project management κάνουν τον κόσμο όλο και καλύτερο, ειδικά για τους εμπόρους:
1. Θέτει ένα πλάνο σε δράση
Η αποτυχία να οργανώσετε ένα πλάνο, σημαίνει ότι οργανώνετε ένα πλάνο για την αποτυχία, σωστά; Θα εκπλαγείτε από το πόσοι έμποροι θα προβούν σε μια νέα καμπάνια ή στρατηγική χωρίς να εφαρμόσουν κάποιο πλάνο.
Εάν έχετε έναν project manager για το έργο, τότε θα έχετε ένα οργανωμένο σχέδιο για το έργο σας μέσω του οποίου θα προβείτε σε ενέργειες. Από τον καθορισμό των στόχων και την αναγνώριση του κοινού σας μέχρι την επεξεργασία, την προώθηση και τη μέτρηση – σύγκριση τους. Αυτό το τμήμα του έργου θα πρέπει να ενεργεί ως η Βίβλος του μάρκετινγκ για την επιτυχία.
2. Αναπτύσσει ένα ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα
Έχει συμβεί σε όλους μας: Έχουμε κάνει τη δουλειά μας, αλλά του συντάκτης μας του παίρνει μια ζωή για να ελέγξει το κείμενο μας ή έχουμε έτοιμη τη σελίδα προορισμού (landing page) με τα σωστά backlinks , αλλά ο προγραμματιστής δεν την έχει καν ενεργή.
Ένα ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα καταγράφει τα προγράμματα εργασίας όλων των ατόμων (συμπεριλαμβανομένων των ημερών διακοπών και ταξιδιών). Για παράδειγμα, εάν ο προϊστάμενος σας έχει ομιλία σε κάποιο event αλλά χρειάζεστε την έγκρισή του για να προχωρήσετε σε κάποιο έργο, μπορείτε να να προγραμματίσετε τον χρόνο συγγραφής ή τον χρόνο δημιουργίας γραφικών κατά τη διάρκεια του ταξιδιού σας, έτσι ώστε όταν επιστρέψει, όλα να είναι προετοιμασμένα και έτοιμα για το επόμενο βήμα.
Όταν ζούμε σε μια εποχή που δεν έχουμε καν χρόνο ούτε για να πάμε στην τουαλέτα, ένας project manager γνωρίζει ότι τα ρεαλιστικά χρονοδιαγράμματα μπορούν να φέρουν ή να διαλύσουν την επιτυχία ενός έργου. Δεν βοηθά κανέναν να είναι υπερβολικά αισιόδοξος για το πόσο καιρό χρειάζεται ένα έργο να έρθει εις πέρας.
3. Ενθαρρύνει τη Θετική Συνεργασία
Είστε ο τύπος που μιλάει μόνο στους συντονιστές του όταν υπάρχει κάποιο πρόβλημα; Χρειάζεστε χρόνο για να καταφέρτε να δείτε θετικά την συνεργασία μεταξύ της ομάδας σας;
Μπορεί να είναι δύσκολο να το παραδεχτούμε, αλλά πολλοί από εμάς εργαζόμαστε κατ’ εξακολούθηση σε ένα αντιδραστικό περιβάλλον, ανταποδίδοντας περισσότερο αρνητική παρά θετική συμπεριφορά, σα να είμαστε πάντοτε σε άμυνα. Ένα σαφές σύστημα project management καθιστά το σχέδιο προφανές και ξεκάθαρο για όλους ώστε να αποφύγουν την κακή επικοινωνία και τις καθυστερημένες προθεσμίες (deadlines). Ο καθένας εργάζεται για τον ίδιο στόχο, γι ‘αυτό είναι προς το συμφέρον όλων να είναι στην ίδια «σελίδα» και να υποστηρίζουν ο ένας τον άλλον με χαμόγελο όταν κάποιος χρειάζεται βοήθεια, την ώρα που οι ιδέες πέφτουν βροχή (brainstorming), ή απλά, με ευγενικό τρόπο, να επισημάνει το σωστό ή το λάθος στο έργο που χειρίζεται η ομάδα του.
4. Διασφαλίζει ποιοτικά αποτελέσματα
Φανταστείτε τι θα συμβεί αν χτίσετε ένα σπίτι χωρίς θεμέλια. Ή ένα δρόμο χωρίς χάρτη.
Είναι γελοίο επειδή είναι αλήθεια: Δεν μπορείτε να διασφαλίσετε την ποιότητα χωρίς μια σειρά ελέγχων και ισορροπιών (και με κάποιον να τα τηρεί). Δεν μπορείτε να μετρήσετε την επιτυχία χωρίς να ξέρετε πού βρίσκεστε σε κάθε βήμα του «δρόμου που περπατάτε». Όταν αρχίζετε να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά τα έργα, μειώνετε τον χρόνο που απαιτείται για την παραγωγή ποιοτικών προϊόντων, πράγμα που αυξάνει την απόδοση της επένδυσής σας (ROI).
5. Υποστηρίζει την αποτυχία
Τι; Θέλετε να αποτύχω;
Όχι φυσικά. Θέλουμε, όμως, να αναγνωρίζετε τα κενά που έχετε στη διασφάλιση της ποιότητας, τα εμπόδια στη διαχείριση των έργων και οποιαδήποτε άλλα ζητήματα προς όλες τις διεργασίες σας, ώστε να μπορείτε να τα αντιμετωπίσετε και να τα διορθώσετε το συντομότερο δυνατό. Αυτό σας έχει κατάλληλα εξοπλισμένο ώστε να μπορείτε να χειριστείτε μεγάλα έργα, ακόμη πιο περίπλοκα έργα και εκστρατείες στο μέλλον. Όσο πιο γρήγορα αποτύχετε, τόσο πιο γρήγορα θα μάθετε. Και όσο πιο γρήγορα μάθετε, τόσο πιο καλά θα είστε.
Μήπως ακούγεται σαν μπισκότο τύχης;