Η οργάνωση γραφείου και της γραφικής ύλης, ίσως για την πλειοψηφία των εργαζομένων σε επιχειρήσεις, δεν θεωρείται προτεραιότητα καθώς μεγαλύτερη βαρύτητα δίνεται στην πορεία των πωλήσεων, στα τηλεφωνήματα και στην εξυπηρέτηση πελατών. Τι συμβαίνει όμως όταν δεν βρίσκετε φάκελο για να ταχυδρομήσετε σημαντικά έγγραφα; Ο χώρος στον οποίο συνυπάρχουν πολλοί άνθρωποι οφείλει να είναι σωστά οργανωμένος καθώς συμβάλλει στην αύξηση της παραγωγικότητάς τους και στην εξοικονόμηση χρόνου και χρήματος. Επομένως, για να αποφύγετε τον εκνευρισμό την επομένη φορά που δεν θα βρίσκετε συνδετήρες ή χάσατε το στυλό σας, φροντίστε να έχετε κάνει τα παρακάτω:
Οργανώστε την γραφική ύλη ανάλογα με το είδος της
Ορίστε το σημείο που θα φυλάσσετε τη γραφική ύλη του γραφείου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κουτιά που δεν χρειάζεστε για να οργανώσετε τους φακέλους, τους συνδετήρες, στυλό και μολύβια. Βάλτε ετικέτες ώστε να ξέρετε τι ψάχνετε και το μέρος που θα το βρείτε χωρίς να χάνετε χρόνο. Εάν ανήκετε στους ανθρώπους που τους ενθουσιάζουν οι κατασκευές, είναι πολύ εύκολο να φτιάξετε με τους συναδέλφους σας μικρούς αποθηκευτικούς χώρους με καθημερινά υλικά.
Κρατήστε αρχείο
Για να μην βρεθείτε προ εκπλήξεως όταν διαπιστώσετε ότι το φωτοτυπικό χαρτί έχει τελειώσει ή έχουν χρησιμοποιηθεί όλοι οι φάκελοι, κρατήστε αρχείο με τα αναλώσιμα που χρησιμοποιείτε. Με αυτόν τον τρόπο θα μπορείτε να προμηθεύεστε οτιδήποτε χρειάζεστε πριν παρουσιαστεί κάποια έλλειψη.
Ορίστε έναν υπάλληλο που θα είναι υπεύθυνος για την οργάνωση γραφείου
Η αγορά χαρτιού και γραφικής ύλης μπορεί να αποδειχτεί πολυδάπανη υπόθεση ιδιαίτερα όταν δεν γίνεται σωστή διαχείριση. Θα ήταν εξαιρετικά χρήσιμο εάν υπήρχε κάποιος υπάλληλος, υπεύθυνος για τις προμήθειες του γραφείου ώστε να μειωθεί η πιθανότητα εξάντλησης των αποθεμάτων γραφικής ύλης λόγω άσκοπης χρήσης και να μειωθεί το κόστος λειτουργίας της επιχείρησης. Γνωρίζοντας ποιος έχει τι ή ποιος χρειάζεται κάτι, η διαχείριση γίνεται ευκολότερη.
Αξίζει να αναφέρουμε επίσης πως οι επιχειρήσεις οφείλουν να προνοούν για τον περιορισμό της αλόγιστης χρήσης χαρτιού. Ο μέσος υπάλληλος γραφείου ξοδεύει χιλιάδες φύλλα κάθε χρόνο. Η μείωση της χρήσης χαρτιού όχι μόνο θα συμβάλλει στην προστασία του περιβάλλοντος αλλά παράλληλα θα διατηρήσει τον προϋπολογισμό σας εντός ορίων. Μη πετάτε τα χαρτιά που δεν χρειάζεστε καθώς μπορείτε σε αυτά να κρατήσετε πρόχειρες σημειώσεις. Επιπλέον, όταν θέλετε να εκτυπώσετε ένα έγγραφο προτιμήστε να το κάνετε και στις δύο όψεις του χαρτιού, όπου αυτό βέβαια είναι δυνατό.
Χωρίς να καταβάλλετε ιδιαίτερη προσπάθεια και εφαρμόζοντας εύκολες πρακτικές θα δείτε το γραφείο σας και πάλι οργανωμένο και την αποδοτικότητά σας να αυξάνεται.